Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä Ex-Työtön Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä rekrytoinnissa.

1. Yrityksen tiedot 
Nimi: Ex-Työtön Oy (jäljempänä rekisterinpitäjä) 
Y-tunnus: 2968776-6 
Postiosoite: Tehtaankatu 18 B 27 00140 Helsinki 
Puhelin: +358 40 768 3469 
Kysymykset koskien henkilötietojen käsittelyä voit lähettää sähköpostitse osoitteeseen: tietosuoja@ex-tyoton.fi 

2. Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot
Jarmo Heiskanen (hallituksen puheenjohtaja)
 c/o Tehtaankatu 18 B 27 00140 Helsinki 
Puhelin: +358 40 768 3469 
Sähköposti: jarmo.heiskanen@ex-tyoton.fi

3. Rekisterin nimi

Ex-Työtön Oy:n tietosuojaseloste työnhakija- ja työntekijärekisteri.

4. Tietosuojaselosteen kuvaus
Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan miten rekisterinpitäjä käsittelee työnhakija-asiakkaiden henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset.

5. Mitä tietoja käsittelemme? Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteri sisältää työnhakijoiden henkilötietoja sekä liitteissä annettuja tietoja, kuten työnhakijan perustiedot (mm. nimi, syntymäaika, yhteystiedot), koulutustiedot, työkokemus, osaaminen, kielitaito sekä ammattikortit, pätevyydet ja luvat. Rekisteri sisältää myös muita henkilön itsensä hakemuksessa tai sen liitteissä antamia henkilötietoja sekä työnhakijan haastattelussa antamia tietoja.
Hakijan taloudelliset tiedot erillisellä suostumuksella: (Luottotiedot) Työnhakuun ja työllistymiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi työnhaun tilanne, toiveet työpaikkaan liittyen, mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, valokuva ja käytettävyystiedot, sekä mahdolliseen turvallisuusselvitykseen tarvittavat tiedot, että mahdolliset työnhakuun liittyvät kiinnostuksen kohteet. Suosittelijan nimi ja yhteystiedot erillisellä suostumuksella: puhelinnumero ja sähköposti. 

6. Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Työnhakijaa koskevat henkilötiedot kerätään ja päivitetään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään, erilaisista palveluista joita rekisteröity käyttää esim: Ex-Työtön Oy:n työnhakulomake, ota yhteyttä tai uutiskirje ja muut palautelomakkeet. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, työnhakua tukevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä tai viranomaisilta. Asiakasyritykseltä saatu palaute kirjataan työntekijän tietoihin. Ex-Työtön Oy:n omasta toiminnasta kertyvästä tiedosta talletetaan tiedot, joilla on vaikutusta rekisteröidyn työskentelyyn Ex-Työtön Oy:ssä. Työnhakijan henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa.

7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin työsopimuksen täytäntöön paneminen ja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä.
Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän työnhakijaviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa työnhakijoihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa työnhakijoita rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota työnhakijoille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyviä etuja ja tietoa.

8. Oikeus peruuttaa suostumus
Kun henkilötietojen käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen, kyseinen henkilö voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen esimerkiksi silloin, kun henkilö on antanut luvan luottotietojensa tarkistamiseen. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla asiasta osoitteeseen: tietosuoja@ex-tyoton.fi

9. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Työnhakijan suostumuksella voidaan työnhaun kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellaiselle työnantaja- asiakkaalle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisteröidyn yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

10. Henkilötietojen suojaaminen
Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty sekä lukituissa säilytys kaapeissa. Koulutamme henkilökuntaamme ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Tietosuojapolitiikkamme mukaan väärinkäytöksistä on seurauksia. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, kuten muissakin henkilötietoja käyttävissä palveluissa, että henkilöllisyys varastetaan. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja asiaa koskevaa henkilöä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen salassapitositoumuksen. 

11. Henkilötietojen säilytysaika
Työnhakijan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään yhden vuoden ajan työnhaku- tai rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Yhden vuoden säilytysaika perustuu työhönottotilanteessa soveltuviin kanneaikoihin, kuten naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain mukaiseen kanneaikaa. 

12. Työnhakijan oikeudet
Työnhakijalla on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet.

12.1. Henkilöllä on oikeus korjata tai täydentää käsittelyn kannalta virheellinen tai puutteellinen henkilötieto.

12.2 Työnhakijalla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. 

12.3 Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Työnhakijan pyyntö poistaa henkilötiedot rekisterinpitäjän järjestelmästä kesken työnhakuprosessin tarkoittaa samalla työnhakuprosessin keskeyttämistä kyseisen työnhakijan kohdalla.

12.4 Työnhakijalla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

12.5 Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. 

12.6 Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos työnhakija katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu. 

12.7 Vaihtoehtoisesti työnhakija voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle

12.8 Henkilöllä voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Rajoitamme käsittelyä pyynnöstä, mikäli kyse on lainsäädännössä määritetyistä tilanteista. Henkilö voi rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä jos

a) kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden. 

b) käsittely on lainvastaista ja henkilö vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista. Kun henkilötietojen käsittelyä on rajoitettu, niitä voidaan säilyttämistä lukuun ottamatta käsitellä ainoastaan henkilön suostumuksella taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi.

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus valvovalle viranomaiselle.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Rekisterinpitäjänä ilmoitamme siitä palveluissamme ja verkkosivulla osoitteessa https://www.ex-työtön.fi/ajankohtaista. Rekisterinpitäjä suosittelee työnhakijoita tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.





Palvelun tuottaa Fokus-Visual
Ex-Työtön Oy Copyright (c)2019, All Rights Reserved.